15. dec 2016 Orientering

Anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven

I denne tekst gennemgås i oversigtsform, hvad der generelt og overordnet gælder i forhold til offentlighedsloven og anmodninger om aktindsigt i fjernvarmeselskabers dokumenter.

Dorte Wied Christensen
Juridisk konsulent
T:76 30 80 00
M:21 75 75 95
dwc@danskfjernvarme.dk

Dansk Fjernvarme får af og til spørgsmål fra fjernvarmeselskaber om hvordan selskabet skal forholde sig, når man får en anmodning om aktindsigt fra kunder, advokater eller andre. Der har f.eks. været en række sager, hvor advokater på vegne af deres kunder har bedt om indsigt i diverse dokumenter vedrørende tilslutningsbidrag.  

Nedenfor gennemgås derfor i oversigtsform hvad der generelt og overordnet gælder i forhold til offentlighedsloven og anmodninger om aktindsigt i fjernvarmeselskabers dokumenter:

Hvilke fjernvarmeselskaber er omfattet
Det fremgår af offentlighedslovens § 3, stk. 2, nr. 3, at lovens regler om aktindsigt kan gøres gældende overfor kollektive varmeforsynings-virksomheder, som har en kapacitet på mere end 10 MJ/s. Offentlighedsloven finder også anvendelse på offentligt ejede selskaber, hvis myndighederne ejer mere end 75 pct. af ejerandelene, jf. § 4, stk. 1, 1. pkt. Hvad angår § 60-fællesskabet så er de omfattet af de samme regler, som gælder for kommuner – herunder offentlighedsloven.  

Hvem og hvad
Retten til aktindsigt tilkommer enhver og ikke blot den der er kunde eller part i sagen.

Hvad skal der gives aktindsigt i
Det er kun offentlighedslovens aktindsigtsregler og reglerne om notatpligt, der gælder. Det betyder, at bl.a. retten til at få foretaget en sammenstilling af oplysninger i de pågældende databaser (dataudtræk), jf. § 11, samt retten til indsigt i databeskrivelsen, jf. § 12, ikke gælder.

At der er aktindsigt efter offentlighedsloven betyder, at enhver som udgangspunkt har ret til at blive gjort bekendt med de dokumenter, der er indgået til eller oprettet af selskabet som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med fjernvarmeselskabets (i det følgende benævnt selskaber) virksomhed, jf. § 7. Retten omfatter som udgangspunkt alle typer dokumenter og oplysninger

Undtagelser
Offentlighedsloven indeholder dog nogle undtagelser fra retten til aktindsigt, som kan være særligt relevante for selskaber.

For det første gælder retten til aktindsigt ikke for interne arbejdsdokumenter, jf. § 23 dvs. navnlig dokumenter af foreløbig karakter oprettet af selskabet selv, der tjener til forberedelse af selskabets interne beslutningsgrundlag. Dette kan f.eks. være dokumenter til brug for bestyrelsesmøder. Hvis materialet oversendes til en kommune, som led i kommunens sekretariatsbistand af bestyrelsesmedlemmerne, kan det fratage dokumentet dets interne karakter.

For det andet indeholder offentlighedsloven en række specifikke undtagelser. Bemærk der skal altid foretages en konkret vurdering af, om der er behov for at undtage en oplysning fra aktindsigt, og om der skal gives aktindsigt i resten af dokumentet. Eksempler på relevante undtagelser:

  • Registre eller andre systematiserede fortegnelser, hvor der gøres brug af elektronisk databehandling, jf. § 10, stk. 1. 
  • Oplysninger om enkeltpersoners private forhold, herunder økonomiske, jf. § 30, stk. 1, nr. 1.
  • Oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, at oplysningerne hemmeligholdes, jf. § 30, stk. 1, nr. 2. 
  • Oplysninger om drifts- eller forretningsforhold, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, at oplysningerne hemmeligholdes, jf. § 30, stk. 1, nr. 2. 
  • Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet, jf. § 33, stk. 1, nr. 5.

Med respekt for regler om tavshedspligt, jf. § 35, bør selskaberne desuden tage stilling til om der kan gives aktindsigt i videre udstrækning, end reglerne ellers kræver, efter princippet om meroffentlighed i offentlighedsloven, jf. § 34. Hvis der specifikt anmodes om meraktindsigt, er selskaberne endvidere forpligtede til at tage stilling til, om anmodningen kan imødekommes.

Uforholdsmæssigt ressourceforbrug
Det følger af offentlighedens § 9, stk. 2, at man kan afslå at behandle en anmodning om aktindsigt, hvis det er forbundet med et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Hvis den der anmoder om aktindsigt har en særlig interesse i sagen eller dokumenterne, kan det dog være mere vanskeligt at afvise aktindsigten med denne begrundelse. Som et eksempel på en interesse, der i almindelighed må anses for ”særlig” i bestemmelsens forstand, kan nævnes interessen i at indsamle oplysninger til brug for en verserende retssag, som ansøgeren er involveret i.

Besiddelse af dokumenter
Hvad angår journalisering, arkivering og rekonstruktion af oplysninger: selskaberne er alene forpligtet til at give aktindsigt i de dokumenter, de er i besiddelse af. Selve det forhold, at de er omfattet af reglerne om aktindsigt, må dog anses at indebære krav om, at dokumenter, herunder e-mails, opbevares på en så systematisk måde, at det er muligt at imødekomme begæringer om aktindsigt.

Begrundelse
Hvis man ikke giver aktindsigt i det omfang der anmodes om skal det altid begrundes.

Behandling af anmodninger om aktindsigt
Det følger af offentlighedsloven, at anmodninger om aktindsigt skal besvares snarest. Hvis anmodningen ikke kan besvares inden 7 dage fra den er modtaget, skal selskabet underrette den, der har anmodet om aktindsigt, om hvorfor anmodningen ikke er besvaret, og hvornår et svar kan forventes at foreligge, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2.

Links til regler og vejledninger

Offentlighedsloven   

Vejledning om offentlighedsloven 

Der kan opkræves betaling for udlevering af dokumenter uanset om det sker elektronisk eller i papirform, jf. bekendtgørelse udstedt i medfør af offentlighedslovens § 40, stk. 3 om betaling for udlevering af dokumenter mv. i medfør af offentlighedsloven. Læs mere her.