14. apr 2021 Corona

Generalforsamlinger

Corona-epidemien haft konsekvenser for rigtig mange selskabers afholdelse af generalforsamlinger. Mange generalforsamlinger er blevet udsat, men nu ser det ud til at de fleste er ved at være blevet gennemført. Vi har alligevel valgt at opdatere vores hjemmeside om generalforsamlinger. Opdateret 14. april 2021.

Med virkning fra den 6. maj 2021 er det nu blevet muligt at gennemføre fysiske generalforsamlinger. Det fremgår af partiernes aftale af 4. maj 2021, at det er blevet mulighed for at konferencer og møder med erhvervsmæssige og faglige formål genåbner med coronapas og op til 1.000 deltagere i sektioner á 500, hvor deltagerne i det væsentlige er siddende. Kravet om coronapas vil gælde, uanset hvor mange der deltager i arrangementet, og uanset om det finder sted udendørs eller indendørs. Åbningen sker med de krav og restriktioner, som følger af ekspertgruppens anbefalinger.

Se aftalen om genåbning fra den 6. maj 2021

I forbindelse med den yderligere genåbning fra den 6. maj 2021 har Dansk Fjernvarme modtaget spørgsmål til afholdelse af generalforsamlingerne, herunder

Kan vi udsætte generalforsamlingen til august, selvom vi ifølge vedtægterne skulle have afholdt generalforsamling i foråret?

Svar:
Ja, det mener DFJ godt man kan, hvis andelshaverne orienteres omkring udsættelsen og begrundelsen for at gøre det. Begrundelsen kan være, at selskabet ønsker at udsætte generalforsamlingen, indtil alle deltagere er vaccineret.

Hvis der er større beslutninger, der skal træffes på generalforsamlingen, anbefaler Dansk Fjernvarme fortsat, at generalforsamlingen gennemføres så tæt på fristerne for indkaldelse til generalforsamling i vedtægterne som muligt. Ønsker selskabet ikke en fysisk generalforsamling, så er der mulighed for at gennemføre generalforsamlingen som en elektronisk generalforsamling resten af 2021, selvom dette ikke fremgår af selskabets vedtægter.

Kan selskabet kræve tilmelding til generalforsamlingen, selvom der nu er mulighed for op til 1000 deltagere?

Svar:
Ja, det mener DFJ godt, at selskabet kan. Der er stadig krav om min. 2 kvm. pr. deltager, selv om man sidder ned – så derfor kan tilmelding stadig være relevant.

Kan selskabet henstille til, at der kun møder en repræsentant op pr. andelshaver?

Svar:
Ja, det mener DFJ godt, man kan med henvisning til smittefaren for corona, der stiger jo flere personer, der er samlet.

Må vi servere mad til generalforsamlingen?

Svar:
Ja, det må man gerne. Men der anbefales portionsanretninger, så folk ikke bruger samme tagtøj m.m.

Skal vi stille krav om fremvisning af coronapas inden folk lukkes ind til generalforsamlingen?

Svar:
Ja, generalforsamlingen er et møde/konference i virksomhedsregi, hvor der stilles krav om corona-pas. Det skal tjekkes ved indgangen af personer fra selskabet.

Det giver også selskabet en vis sikkerhed for, at generalforsamlingen ikke risikerer at blive en corona-sprederbegivenhed. Husk at skrive i indkaldelsen, at der skal fremvises corona-pas.

Er der stadig krav om kvadratmeterplads, afspritning m.m. ved generalforsamlinger?

Svar:
Ja, der er krav om afspritning, mulighed for håndvask, min. 2. kvadratmeter pr. person, når man sidder ned og mindst 1 meter mellem deltagerne.

Ellers er Dansk Fjernvarmes anbefalinger omkring generalforsamlinger fortsat gældende

I forhold til ordinær generalforsamling
Mange selskaber er i den situation, at de enten allerede skulle have haft indkaldt til generalforsamling eller er lige ved at skulle have det gjort i henhold til selskabets vedtægter.  Med de rammer for forsamlinger, der er gældende fra 6. maj 2021, er der nu mulighed for at gennemføre fysiske generalforsamlinger. Dansk fjernvarme anbefaler, at selskaberne orienterer medlemmerne via selskabets hjemmeside, evt. Facebook og eller i lokalavisen, hvis selskabet alligevel ønsker at udskyde generalforsamlingen. Udgangspunktet er at, når der er mulighed for at indkalde til generalforsamling, så skal fristerne i vedtægterne for indkaldelse til generalforsamling så vidt mulig overholdes.

Selskaberne har ret til at afholde generalforsamlingen som en elektronisk generalforsamling hele 2021, såfremt bestyrelsen ønsker at gøre dette.

I forhold til ekstraordinær generalforsamling
Der kan nu også indkaldes til afholdelse af ekstraordinære generalforsamlinger, der afholdes fysisk. Dog med et maks. på 1000 deltagere.

Selskaberne har ret til at afholde den ekstraordinære generalforsamling som en elektronisk generalforsamling resten af 2021 uden at muligheden for elektroniske generalforsamlinger fremgår af selskabets vedtægter.

Det er selskabets vedtægter, der styrer, hvornår en generalforsamling skal afholdes
Hvis selskabet bruger Dansk Fjernvarmes standardvedtægter, skal de være særligt opmærksomme på følgende:

Fristen for afholdelse af generalforsamlingen i afsnit 6.2.

Frist for indkaldelse til generalforsamling i afsnit 6.3 – i standardvedtægten skal det foretages tidligst 4 uger og senest 2 uger før generalforsamlingen ved skriftlig indkaldelse og/eller ved annonce i mindst ét lokalt blad efter bestyrelsens skøn og med angivelse af dagsorden.

Derudover skal man være opmærksom på frister for indsendelse af årsrapport og selvangivelse.

Hvornår skal der senest være indkaldt til generalforsamlingen?

Det fremgår af selskabets vedtægter.

I Dansk Fjernvarmes standardvedtægt står det i § 6.2

Hvem er ansvarlig for at generalforsamlingen afholdes rettidigt?

Det er selskabets bestyrelse, der er ansvarlig for at generalforsamlingen afholdes rettidigt.

Kan generalforsamlingen udskydes?

Ja, det kan den godt. Men det er ikke længere en nødvendighed på grund af forsamlingsforbuddet, så derfor bør der være tungtvejende grunde, hvis fristerne i selskabets vedtægter ikke overholdes.

Hvis der i vedtægterne ikke er indsat en mulighed for at udskyde generalforsamlingen, vil en udskydelse udover tidsgrænsen i vedtægterne umiddelbart være i strid med vedtægterne. Men husk at orientere andelshaverne om hvilke beslutninger bestyrelsen træffer i forhold til afholdelse af generalforsamlinger.

Men er der vigtige ting, som skal besluttes på generalforsamlingen, så overvej at afholde den elektronisk, hvis man ikke ønsker at mødes fysisk, så formalia er i orden for bestyrelsen fx opbakning til større projekter.

Hvordan bør vi give meddelelse om, at vi udskyder generalforsamlingen?

Det bør I gøre på samme måde, som I plejer at indkalde til generalforsamlinger. Alternativt bør I skrive det på jeres hjemmeside, i et lokalt dagblad, på Facebook og evt. sende en SMS ud, der henviser til jeres hjemmeside. 

Hvad sker der med generalforsamlingen, når forsamlingsforbuddet ophæves?

Så skal generalforsamlingen afholdes så hurtigt det kan lade sig gøre efterfølgende.

I skal indkalde på den måde og med den frist som fremgår af jeres vedtægter.

Hvordan indkaldelse til generalforsamling, når forsamlingsforbuddet ophæves?

Når der igen kan indkaldes til generalforsamling, skal det ske med den sædvanlige frist og meddeles på den måde, der står i vedtægterne. Det kan anbefales at være ekstra grundig med indkaldelsen og måske indkalde i bedre tid end der normalt gøres.

Kan vi indkalde til elektronisk generalforsamling?

Erhvervsstyrelsen har direkte stadfæstet i en bekendtgørelse at også Amba’er kan afholde elektroniske generalforsamlinger hele 2021, selvom det ikke fremgår af selskabets vedtægter jfr. “Bekendtgørelse om midlertidig fravigelse af bestemmelser om fysisk fremmøde ved generalforsamling i virksomheders vedtægter eller tilsvarende aftaler på Erhvervsstyrelsens og Finanstilsynets område i forbindelse med covid-19" af 29.december 2020, se https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/2240 .

Hvad er konsekvensen for bestyrelsen af en udskudt generalforsamling?

Konsekvensen af en udskudt generalforsamling er bl.a., at den nuværende bestyrelse bliver siddende, indtil der igen kan indkaldes til generalforsamling.

Hvad er konsekvenserne, hvis en årsrapport ikke er godkendt på en generalforsamling?

For a.m.b.a. 'er, der i henhold til undtagelsesbekendtgørelsen kan undlade at indsende årsrapporten til Erhvervsstyrelsen, har det ingen konsekvenser. Det er alene selskabets vedtægter, der regulerer afholdelsestidspunktet for generalforsamlingen.

For A/S’er er en årsrapport først endelig og klar til indsendelse, når både bestyrelsen, revisor og generalforsamlingens dirigent har underskrevet årsrapporten.

En manglende generalforsamling medfører derfor også at årsrapporten ikke kan indsendes, og i yderste konsekvens kan et selskab tvangsopløses, hvis en årsrapport ikke indsendes.

 Skattepligtige fjernvarmeselskaber skal indsende en selvangivelse/et oplysningsskema til SKAT. Der er ikke krav om at regnskabet og skatteregnskabet er godkendt af en generalforsamling, så når bestyrelsen og revisor har godkendt regnskabet og skatteregnskabet, kan selvangivelsen indsendes.

Særligt for A/S’er

Der ligger lige nu lovforslag nr. 225 til behandling om muligheden for at udskyde indsendelsen af årsrapporten med en måned. Forslaget forventes vedtaget den 11. maj 2021.

For A/S’er er en årsrapport først endelig og klar til indsendelse, når både bestyrelsen, revisor og generalforsamlingens dirigent har underskrevet årsrapporten.

En manglende generalforsamling medfører derfor også at årsrapporten ikke kan indsendes, og i yderste konsekvens kan et selskab tvangsopløses, hvis en årsrapport ikke indsendes.

Erhvervsministeren har fremsat lovforslag den 29. april 2021 til i forhold til at udskyde fristen for indsendelse af årsrapporten, L 225 forslag til lov om ændring af lov om bemyndigelse til midlertidig fravigelse af bestemmelser om fysisk fremmøde ved generalforsamling i virksomheders vedtægter eller tilsvarende aftaler i forbindelse med covid-19. (Bemyndigelse til midlertidig udskydelse af indsendelsesfristen for årsrapporter og fravigelse af visse bestemmelser i virksomheders vedtægter eller tilsvarende aftaler).

Lovforslag 225

Lovforslaget hastebehandles. Lovforslaget 1. behandles den 4. maj og 3. behandles den 11. maj 2021.

Dansk Fjernvarme anbefaler at selskaberne har tæt kontakt til deres revisorer, hvis de har behov for at udskyde indsendelsen af årsrapporten.

Hvad sker der, når generalforsamlingen ikke længere kan siges at være lovligt indvarslet (indvarslet i henhold til vedtægterne)?

En normal generalforsamling starter med at dirigenten konstaterer om generalforsamlingen er lovligt indvarslet. Hvis fristen i standardvedtægternes afsnit 6.2 ikke kan overholdes, må der til den tid nok startes med en formulering om, at det var en særlig situation, og at forsamlingsforbuddet gjorde det umuligt at afholde generalforsamlingen, men at generalforsamlingen selv kan vedtage, at den er lovlig og beslutningsdygtig i denne særlige situation.

Er der i denne corona-situation særligt brug for at afgive stemme ved fuldmagt?

Erhvervsstyrelsen har tidligere opfordret til, at personer, som af forskellige årsager ikke kan deltage i en generalforsamling, anvender muligheden for at give fuldmagt til andre. 

Dansk Fjernvarmes standardvedtægt ville give mulighed for, at stemmeretten kunne udøves ved skriftlig fuldmagt, men ingen kan repræsentere mere end to fuldmagtsgivere. Fuldmagten ville kunne gives til enhver, uanset om den fuldmægtige er andelshaver eller ej.

Der stilles normalt ingen formkrav til en fuldmagt. Det er væsentligt, at en fuldmagt er tydelig, og at navn og adresse klart fremgår på en sådan måde, at man kan identificere fuldmagtsgiver og fuldmagtstager. Opstår der tvivl om en fuldmagts gyldighed på generalforsamlingen, er det dirigenten som afgør om fuldmagten er gyldig eller ej.