24. maj 2018

Persondatapolitik

Formålet med Dansk Fjernvarmes persondatapolitik (privatlivspolitik) er at forklare, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter personoplysninger. 

Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger mv.

Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Dansk Fjernvarme er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Dansk Fjernvarme
Fjernvarmens Hus
Merkurvej 7
6000 Kolding

CVR-nr.  55831017
Tlf. 76 30 80 00
Mailadresse: mail@danskfjernvarme.dk

Formålene med vores behandling af personoplysninger, hvilke typer/kategorier af oplysninger og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

 

NÅR DU ER MEDLEM AF DANSK FJERNVARME INDSAMLER VI FØLGENDE PERSONOPLYSNINGER:

Formål: 

Dansk Fjernvarme er en forening, hvor data om medlemmernes ansatte registreres til brug fra arrangementsdeltagelse, vejledningsydelser etc.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi: 

Der behandles identifikationsoplysninger samt oplysninger om stilling og tjenestested. 

Retsgrundlag:

Vi indsamler og opbevarer dine oplysninger i forbindelse med opfyldelse af vo-res aftale om dit medlemskab af Dansk Fjernvarme, udbydelse af kurser, deltagelse i arrangementer m.m. jfr. persondataforordningens art 6 stk. 1 b).

Vi har visse historiske dokumenter som opbevares, det kan være billeder fra arrangementer, mødereferater m.m. Det har vi en legitim interesse i at opbevare jfr. persondataforordningens art 6 stk. 1 f)

Hvor dine personoplysninger stammer fra:

Medlemmer registrerer selv deres ansattes data via Dansk Fjernvarmes hjemmeside. Desuden registreres medarbejdernes deltagelse i arrangementer ligeledes via Dansk Fjernvarmes hjemmeside. Ved modtagelse af vejledningsydelser e.l., vil mailkorrespondancer o.l. blive gemt i forhold til den enkelte sag.

Opbevaring af dine personoplysninger:

Persondata registreres i Dansk Fjernvarmes medlemsdatabase og i økonomisy-stem samt eventuelt i Outlook eller på Dansk Fjernvarmes IT-drev.

Persondata opbevarer i fem år efter, at et medlem har meldt sig ud.

Såfremt et medlem har været involveret i en principiel sag eller i andre lignende hændelser, vil Dansk Fjernvarme kunne opbevare data ud over de fem år, indtil det vurderes, at sagen ikke længere er aktuel og/eller relevant.

NÅR DU SOM IKKE-MEDLEM DELTAGER I ARRANGEMENTER ELLER ANDRE AKTIVITETER:

Formål: 

Arrangementsdeltagelse registreres til brug for afholdelse af arrangementerne samt til opkrævning.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi: 

Der behandles identifikationsoplysninger samt oplysninger om stilling og tjene-stested. Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

Retsgrundlag:

Vi indsamler og opbevarer dine oplysninger i forbindelse med opfyldelse af vo-res udbydelse af kurser, deltagelse i arrangementer m.m. jfr. persondataforord-ningens art 6 stk. 1 b).

Vi har visse historiske dokumenter som opbevares, det kan være billeder fra ar-rangementer, mødereferater m.m. Det har vi en legitim interesse i at opbevare jfr. persondataforordningens art 6 stk. 1 f)

Hvor dine personoplysninger stammer fra:

Man registrerer selv deltagelse i arrangementer via Dansk Fjernvarmes hjemmeside. 

Opbevaring af dine personoplysninger:


Persondata registreres i Dansk Fjernvarmes medlemsdatabase og i økonomisystem samt eventuelt i Outlook eller på Dansk Fjernvarmes IT-drev.

Persondata opbevarer i fem år efter afslutningen på det regnskabsår, hvor arrangementet har fundet sted.

NÅR DU LEVERER YDELSER TIL DANSKFJERNVARME:
 
Formål: 

Registrering af oplysninger ift. leverance af diverse ydelser.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi: 

Der behandles identifikationsoplysninger samt eventuelt oplysninger om stilling og tjenestested. 

Retsgrundlaget:


Vi kan indsamle og opbevare kontaktoplysninger på medarbejdere i forbindelse med opfyldelse af vores aftale mellem dig/dit selskab og Dansk Fjernvarme, jfr. persondataforordningens art 6 stk. 1 b).

Vi har visse historiske dokumenter – herunder aftaler-  som opbevares hvoraf kontaktpersoner i leverandørens selskab fremgår. Det har vi en legitim interesse i at opbevare jfr. persondataforordningens art 6 stk. 1 f)

Hvor dine personoplysninger stammer fra:

Leverandøren oplyser selv sine oplysninger til Dansk Fjernvarmes bestiller.

Opbevaring af dine personoplysninger:

Data kan dels være opbevaret i mailkorrespondancer samt fremgå af aftaler indgået mellem Dansk Fjernvarme og leverandøren. Derudover registreres leverandører i Dansk Fjernvarmes Økonomisystem.

Persondata opbevares i fem år efter leverancen er leveret eller efter aftalens ophør.

NÅR DU SAMARBEJDER MED DANSKFJERNVARME:

Formål: 


Samarbejde med myndigheder og interesseorganisationer om lovfortolkning, samarbejde om afholdelse af arrangementer eller øvrige tiltag i samarbejde med eksterne partnere.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi: 

Der behandles identifikationsoplysninger samt eventuelt oplysninger om stilling og tjenestested. Politisk overbevisning kan være registreret, hvis det er i den registreredes interesse – fx ved indlæg fra politikere.

Retsgrundlag:

Vi kan indsamle og opbevare kontaktoplysninger på medarbejdere i forbindelse med opfyldelse af aftale om samarbejde mellem dig/dit selskab/offentlige myndighed og Dansk Fjernvarme, jfr. persondataforordningens art 6 stk. 1 b).

Vi har visse historiske dokumenter – herunder aftaler, mødereferater m.m.  som opbevares hvoraf kontaktpersoner hos myndighed, selskab m.m. fremgår. Det har vi en legitim interesse i at opbevare jfr. persondataforordningens art 6 stk. 1 f)

Hvor dine personoplysninger stammer fra:

Samarbejdspartnere oplyser selv sine oplysninger til Dansk Fjernvarme.

Opbevaring af dine personoplysninger:


Data kan dels være opbevaret i mailkorrespondancer samt fremgå af aftaler ind-gået mellem Dansk Fjernvarme og samarbejdspartneren. Herudover kan person-data registreres i Dansk Fjernvarmes medlemsdatabase samt eventuelt i Outlook eller på Dansk Fjernvarmes IT-drev.

Persondata opbevares i fem år efter gennemførelse af aktiviteten eller efter aftalens ophør.

HVIS DU ANSØGER OM ET JOB HOS DANSK FJERNVARME BEHANDLES FØLGENDE PERSONOPLYSNINGER:
 
Formål: 

Registrering af oplysninger om ansøgeren, inkl. dennes kompetencer, personprofil o.l. som led i en eventuel ansættelsesproces.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi: 

Der behandles identifikationsoplysninger samt oplysninger om nuværende og tidligere stillinger, tjenestesteder, uddannelsesaktiviteter samt strafbare forhold (såfremt det vurderes relevant for den pågældende stilling/funktion).

Retsgrundlag:


Vi indsamler og opbevarer dine oplysninger i forbindelse med ansættelsesproceduren jfr. Persondataforordningen art. 6 stk. 1 b).

Hvor dine personoplysninger stammer fra:

Ansøgeren oplyser selv sine oplysninger til Dansk Fjernvarme og giver samtykke til, såfremt der indhentes oplysninger andre steder fra.

Opbevaring af dine personoplysninger:

Data er opbevaret i mailkorrespondancer.

Persondata kan opbevares i op til seks måneder efter, at de er kommet Dansk Fjernvarme til hænde, såfremt ansøgeren giver samtykke til hertil. Ellers slettes al persondata, når den relevante ansættelsesproces er overstået.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet 
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Dokumentoplysning

Dette er 1. version af Dansk Fjernvarmes persondatapolitik skrevet d. 24. maj 2018.