13. jan 2021 Corona

Afholdelse af elektronisk generalforsamling

Der er fortsat mulighed for at afholde en elektronisk generalforsamling i 2021, selvom muligheden ikke  fremgår af selskabets vedtægter. 

Birthe Boisen
Juridisk konsulent, Dansk Fjernvarme
T: 7630 8875
M: bfb@danskfjernvarme.dk

Corona-restriktionerne gør, at det ikke længere er muligt at afvikle generalforsamlinger med fysisk fremmøde. Det er fjernelsen af en undtagelse fra forsamlingsforbuddet, der er den konkrete årsag – den betyder, at man ikke må samles mere end fem personer.

Men medlemmerne af Dansk Fjernvarme har fortsat mulighed for at afvikle en elektronisk generalforsamling – også selv om det ikke fremgår af selskabets vedtægter.

Muligheden er opstået som følge af ”Bekendtgørelse om midlertidig fravigelse af bestemmelser om fysisk fremmøde ved generalforsamling i virksomheders vedtægter eller tilsvarende aftaler på Erhvervsstyrelsen og Finanstilsynets område i forbindelse med covid-19”.

Bekendtgørelsen er af 29. december 2020, og du kan se bekendtgørelsen her: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/2240 .

Hvornår skal jeg indkalde til en elektronisk generalforsamling i stedet for en fysisk generalforsamling?
Det bestemmer bestyrelsen, men i øjeblikket kan der ikke afholdes fysiske generalforsamlinger. Det har bl.a. baggrund i, at selskaberne ikke kan vælge at indkalde til en fysisk generalforsamling og  afholde generalforsamlingen i grupper af fem i forskellige lokaler, for at overholde forsamlingsforbuddet.

Det vil blive betragtet som en omgåelse af forsamlingsforbuddet, så derfor er den eneste mulighed for at gennemføre en generalforsamling at gennemføre generalforsamlingen elektronisk.

Det er bestyrelsen, der bestemmer om generalforsamlingen skal gennemføres eller udskydes, indtil det igen bliver muligt at samles fysisk.

Hvordan indkalder jeg til en digital generalforsamling?
Indkaldelse til en elektronisk generalforsamling gøres på samme måde som til en fysisk generalforsamling. Indkaldelsen skal overholde de krav, der fremgår af selskabets vedtægter - herunder frister og dagsorden.

Det bør fremgår af indkaldelsen, at den bliver afholdt elektronisk. Der skal være tilmeldelse til generalforsamlingen med oplysning om, hvor andelshaveren senest  kan tilmelde sig. Husk at der ved tilmelding skal oplyses, hvilken e-mailadresse der deltages fra samt navn og adresse på andelshaveren.

Der skal udsendes link til deltagelse i generalforsamlingen fra selskabet i god tid, inden generalforsamlingen afholdes – og det er en god ide at sende en påmindelse på mail få timer inden generalforsamlingen afholdes.

Der kan pt. samles 5 personer, og det anbefales at bestyrelsesformanden og dirigenten er i samme lokale under generalforsamlingens afholdelse. Derudover bør der være en referent.

Se eksempel på indkaldelse til elektronisk generalforsamling på Dansk Fjernvarmes hjemmeside (højre side under download) https://danskfjernvarme.dk/nyheder/corona-og-fjernvarmen/200310-generalforsamlinger

For at undgå indsigelser fra andelshaverne – så henvis til bekendtgørelsen ovenfor, der tillader elektroniske generalforsamlinger.

Brug lokalavisen
Hvis selskabet for første gang afholder en elektronisk generalforsamling, skal der orienteres om det.

Mange selskaber sætter en annonce i lokalavisen for at oplyse om generalforsamlingen – herunder hvordan den skal  gennemføres.

Kan selskabet derudover få en artikel i avisen, der fortæller lidt mere om, hvordan den elektroniske generalforsamling afholdes, så er det både en nyhed for avisen, og en mulighed for selskabet at fortælle lidt nærmere om, hvordan man tænker generalforsamlingen kan gennemføres, og hvorfor man vælger en elektronisk generalforsamling.

Hvordan afholder jeg en elektronisk generalforsamling?
Se Dansk Fjernvarmes vejledning om afholdelse af elektroniske generalforsamlinger (højre side under download) https://danskfjernvarme.dk/nyheder/corona-og-fjernvarmen/200310-generalforsamlinger

Vejledningen henviser til et system, der hedder ”nemgeneralforsamling.dk”, som Dansk Fjernvarme i foråret 2020 afholdt webinarer om. Der findes også et system til afholdelse af elektroniske generalforsamlinger, der hedder Assemblyvoting.dk.

Men er man et lille selskab, hvor der kun plejer at være få til en generalforsamling/ekstraordinær generalforsamling, så kan selskabet vælge et system som Teams – der er en del af ”Outlook” i stedet for.

Her bliver man så nødt til på forhånd at finde ud af, hvordan eventuelle afstemninger skal afholdes – kan det være ved håndsoprækning – eller skal man bruge e-mails som stemmeseddel, hvis der ønskes en skriftlig afstemning.

Husk at der også skal være stemmetællere – eventuelt kan der være to stemmetællere med hver sin e-mailadresse, som afstemningsmailen kan sendes til.

Husk at man kan dele sin skærm via Teams med de andre deltagere. På den måde kan man med f.eks. PowerPoints både vise dagsorden, dokumenter, der informerer om de forskellige punkter på dagsorden, men også instruerer om, hvordan man f.eks. skal afgive sin stemme.

Vil man benytte Teams, så find en person, der har godt kendskab til det. Lige fra hvordan man sætter det op, hvordan man får deltagere på m.m. Er der mange ældre i området, så kan selskabet opfordre til, at de får hjælp af børn/børnebørn eller går ind og deltager fra naboens opkobling til generalforsamlingen.

Vejledning i brug af Teams
Der findes mange hjemmesider, hvor man kan finde inspiration til hvordan man bruger Teams. Det kan man f.eks. her: https://fiksit.dk/opret-moeder-i-teams/