14. jan 2021 Corona

Generalforsamlinger

Corona-epidemien haft konsekvenser for rigtig mange selskabers afholdelse af generalforsamlinger både i foråret og i efteråret 2020. Mange generalforsamlinger er blevet udsat, men nu ser det ud til at de fleste er ved at være blevet gennemført. Vi har alligevel valgt at opdatere vores hjemmeside om generalforsamlinger. Opdateret 14. januar 2021.

Forsamlingsforbuddet er fra den 6. januar 2021 sat ned til 5 personer.

Forsamlingsforbuddet på 5 personer gælder foreløbigt til og med den 28. februar 2021. Statsminister Mette Frederiksen sagde pressemødet den 5. januar 2021, at vi næppe skulle forvente en normal hverdag før efter Påske.

Det betyder, at selskaberne ikke længere har mulighed for at afholde hverken ordinær eller ekstraordinær generalforsamling foreløbigt indtil den 7. Februar 2021. Se i øvrigt Sundheds – og ældreministeriets  pressemeddelelse om skærpet forsamlingsforbud

Hvordan kan selskaberne så forholde sig?

I forhold til ordinær generalforsamling
Dansk Fjernvarme anbefaler, at selskaberne ikke indkalder til generalforsamlinger før der er mere klarhed over coronasituationen. De fleste selskaber har ikke ordinære generalforsamlinger før i marts, men er der selskaber, der allerede nu i henhold til vedtægterne skulle til at indkalde andelshaverne til generalforsamling, så orienter på selskabets hjemmeside, evt. Facebook og eller i lokalavisen, at der ikke indkaldes til generalforsamling i selskabet før forsamlingsforbuddet, giver mulighed for dette. Så snart situationen giver mulighed for, at der indkaldes til generalforsamling, vil andelshaverne blive orienteret. Indtil ordinær generalforsamling afholdes fortsætter bestyrelsen. Hvis selskabet har større arbejder i gang el.lign., så er det også passende at give en kort status i forbindelse med orienteringen om, at der først senere indkaldes til generalforsamling.

I forhold til ekstraordinær generalforsamling
Der kan opstå situationer, hvor der burde have været indkaldt til ekstraordinær generalforsamling. Et eksempel kan være at den revisor, der er valgt på generalforsamlingen, er blevet overtaget af et andet selskab. Her bør bestyrelsen træffe en beslutning om, hvilken revisor selskabet fortsætter med. Derefter orienteres andelshaverne i lokalavisen, på Facebook, på hjemmesiden el.lign. om, at man har været i en situation, der normalt ville have medført indkaldelse til en ekstraordinær generalforsamling. Alt afhængig af, hvornår selskabet afholder den ordinære generalforsamling, så kan man enten skrive, at man indkalder til ekstraordinær generalforsamling, når coronasituationen igen giver mulighed for dette – eller skrive, at bestyrelsen på grund af coronasituationen vurderer, at det ikke giver mening at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling før den ordinære generalforsamling. Bestyrelsen bør orientere om hvilken beslutning den har truffet, og give en kontaktperson og telefonnummer på fx bestyrelsesformanden, så andelshaverne har mulighed for en personlig dialog.

Er der større ting, som selskabet skulle have haft behandlet på en ekstraordinær generalforsamling, så anbefaler Dansk Fjernvarme, at der sendes et brev eller en direkte e-mail ud til andelshaverne, der på denne måde orienteres om situationen, og om hvordan bestyrelsen forholder sig.
Der bør stilles kontaktpersoner til rådighed for andelshaverne.

Det er selskabets vedtægter, der styrer, hvornår en generalforsamling skal afholdes

Hvis selskabet bruger Dansk Fjernvarmes standardvedtægter, skal de være særligt opmærksomme på følgende:

Fristen for afholdelse af generalforsamlingen i afsnit 6.2.

Frist for indkaldelse til generalforsamling i afsnit 6.3 – i standardvedtægten skal det foretages tidligst 4 uger og senest 2 uger før generalforsamlingen ved skriftlig indkaldelse og/eller ved annonce i mindst ét lokalt blad efter bestyrelsens skøn og med angivelse af dagsorden.

Derudover skal man være opmærksom på frister for indsendelse af årsrapport og selvangivelse.

Hvornår skal der senest være indkaldt til generalforsamlingen?

Det fremgår af selskabets vedtægter.

I Dansk Fjernvarmes standardvedtægt står det i § 6.2

Hvem er ansvarlig for at generalforsamlingen afholdes rettidigt?

Det er selskabets bestyrelse, der er ansvarlig for at generalforsamlingen afholdes rettidigt.

Kan vi gennemføre en generalforsamling, som vi plejer, når der er forsamlingsforbud?

Nej.

Forsamlinger op til 5 personer
Det generelle forsamlingsforbud er nu sat ned til 5 personer gældende foreløbigt fra den 6. januar til den 28. februar 2021.

Kan generalforsamlingen udskydes?

Ja, det kan den godt.

Hvis der i vedtægterne ikke er indsat en mulighed for at udskyde generalforsamlingen, vil en udskydelse udover tidsgrænsen i vedtægterne umiddelbart være i strid med vedtægterne. Men vi er i en særlig situation i disse corona-tider. Men husk at orientere andelshaverne om hvilke beslutninger bestyrelsen træffer i forhold til afholdelse af generalforsamlinger.

Hvordan bør vi give meddelelse om, at vi udskyder generalforsamlingen?

Det bør I gøre på samme måde, som I plejer at indkalde til generalforsamlinger. Alternativt bør I skrive det på jeres hjemmeside, i et lokalt dagblad, på Facebook og evt. sende en SMS ud, der henviser til jeres hjemmeside. 

Kan vi slet ikke indkalde til generalforsamling så længe, der er et forsamlingsforbud?

Nej, det kan I ikke så længe forsamlingsforbuddet har et maks. på 5 personer.

Hvad skal vi gøre, hvis vi allerede har indkaldt til generalforsamling og vi ikke kan afholde den pga. forsamlingsforbuddet?

A.m.b.a. 'er der allerede har indkaldt til generalforsamling, skal aflyse generalforsamlingen og der gives meddelelse til andelshaverne om, at der atter indkaldes til generalforsamling med det varsel som fremgår af vedtægterne. Meddelelsen skal gives på samme måde som der er indkaldt til generalforsamlingen. Er det ikke muligt, så kan man evt. bruge SMS. Skriv fx generalforsamlingen udskydes, læs yderligere på fjernvarmeselskabets hjemmeside.

Hvad sker der med generalforsamlingen, når forsamlingsforbuddet ophæves?

Så skal I prøve at få generalforsamlingen afholdt senest 8 uger efter, at forsamlingsforbuddet er ophævet.

I skal indkalde på den måde og med den frist som fremgår af jeres vedtægter.

Hvordan indkaldelse til generalforsamling, når forsamlingsforbuddet ophæves?

Når der igen kan indkaldes til generalforsamling, skal det ske med den sædvanlige frist og meddeles på den måde, der står i vedtægterne. Det kan anbefales at være ekstra grundig med indkaldelsen og måske indkalde i bedre tid end der normalt gøres.

Kan vi indkalde til elektronisk generalforsamling, når der er forsamlingsforbud?

Erhvervsstyrelsen har nu direkte stadfæstet i en bekendtgørelse at også Amba’er kan afholde elektroniske generalforsamlinger, selvom det ikke fremgår af selskabets vedtægter jfr. “Bekendtgørelse om midlertidig fravigelse af bestemmelser om fysisk fremmøde ved generalforsamling i virksomheders vedtægter eller tilsvarende aftaler på Erhvervsstyrelsens og Finanstilsynets område i forbindelse med covid-19" af 29.december 2020, se https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/2240 .

Dansk Fjernvarme vil hurtigst muligt fremkomme med et forslag til ændring af standardvedtægten, således selskaberne kan skrive ind i deres vedtægter, at de kan afholde elektroniske generalforsamlinger, hvis der er behov her for.

Hvad er konsekvensen for bestyrelsen af en udskudt generalforsamling?

Konsekvensen af en udskudt generalforsamling er bl.a., at den nuværende bestyrelse bliver siddende, indtil der igen kan indkaldes til generalforsamling.

Hvad er konsekvenserne, hvis en årsrapport ikke er godkendt på en generalforsamling?

For a.m.b.a. 'er, der i henhold til undtagelsesbekendtgørelsen kan undlade at indsende årsrapporten til Erhvervsstyrelsen, har det ingen konsekvenser. Det er alene selskabets vedtægter, der regulerer afholdelsestidspunktet for generalforsamlingen.

For A/S’er er en årsrapport først endelig og klar til indsendelse, når både bestyrelsen, revisor og generalforsamlingens dirigent har underskrevet årsrapporten.

En manglende generalforsamling medfører derfor også at årsrapporten ikke kan indsendes, og i yderste konsekvens kan et selskab tvangsopløses, hvis en årsrapport ikke indsendes.

Erhvervsstyrelsen har udsat fristen for indsendelse af årsrapporter med 3 måneder. Se desuden nedenstående punkt særligt for A/S’er.

Er reglerne ændret for skattepligtige fjernvarmeselskaber?

Skattepligtige fjernvarmeselskaber skal indsende en selvangivelse/et oplysningsskema til SKAT. Der er ikke krav om at regnskabet og skatteregnskabet er godkendt af en generalforsamling, så når bestyrelsen og revisor har godkendt regnskabet og skatteregnskabet, kan selvangivelsen indsendes.

Skatteministeriet har udskudt fristen for selvangivelsen for indkomståret 2019 til den 31. august 2020. Fristen følger dermed den nye frist for årsrapporten. Vi ved endnu ikke, hvad der sker for 2021.

Særligt for A/S’er

En manglende generalforsamling for et A/S kan i yderste konsekvens ende med tvangsopløsning af selskabet, derfor skal A/S’erne have særlig fokus på at overholde de nye frister fra myndighederne.

Mange fjernvarmeselskaber, der er organiseret som A/S’er vil måske alligevel have mulighed for at afholde deres almindelige generalforsamling, da de oftest ejes af én kommune, og der ikke er udefrakommende deltagere på generalforsamlingen.

Dansk Fjernvarme følger med i hvad Erhvervsstyrelsen melder ud om generalforsamlinger i A/S’er for 2021. Ellers bør selskabet selv kontakte Erhvervsstyrelsen og Skat.

Hvad sker der, når generalforsamlingen ikke længere kan siges at være lovligt indvarslet (indvarslet i henhold til vedtægterne)?

En normal generalforsamling starter med at dirigenten konstaterer om generalforsamlingen er lovligt indvarslet. Hvis fristen i standardvedtægternes afsnit 6.2 ikke kan overholdes, må der til den tid nok startes med en formulering om, at det var en særlig situation, og at forsamlingsforbuddet gjorde det umuligt at afholde generalforsamlingen, men at generalforsamlingen selv kan vedtage, at den er lovlig og beslutningsdygtig i denne særlige situation.

Er der i denne corona-situation særligt brug for at afgive stemme ved fuldmagt?

Erhvervsstyrelsen har tidligere opfordret til, at personer, som af forskellige årsager ikke kan deltage i en generalforsamling, anvender muligheden for at give fuldmagt til andre. 

Dansk Fjernvarmes standardvedtægt ville give mulighed for, at stemmeretten kunne udøves ved skriftlig fuldmagt, men ingen kan repræsentere mere end to fuldmagtsgivere. Fuldmagten ville kunne gives til enhver, uanset om den fuldmægtige er andelshaver eller ej.

Der stilles normalt ingen formkrav til en fuldmagt. Det er væsentligt, at en fuldmagt er tydelig, og at navn og adresse klart fremgår på en sådan måde, at man kan identificere fuldmagtsgiver og fuldmagtstager. Opstår der tvivl om en fuldmagts gyldighed på generalforsamlingen, er det dirigenten som afgør om fuldmagten er gyldig eller ej.