Landsmøde

Udstiller 2020

De store forberedelser er i gang til branchens største netværksmulighed – Dansk Fjernvarmes landsmøde. Det er stedet, hvor fjernvarmens leverandører kan pleje og skabe nye samarbejds- og kundeforbindelser, samt få masser af ny faglig viden.

Som medlem af FIF Marketing har I mulighed for at deltage på landsmødet som udstiller. Der udbydes i år 132 udstillingssteder. Der har igen i år været rift om pladserne og der er kun få pladser tilbage.

Årets landsmøde foregår den 29.-30. oktober i Tivoli Hotel & Congress Center – og vi forventer et deltagerantal på over 2.000.

Se Udstillerbetingelser, Udstilleroversigt og Exhibition Handbook.

Om corona-epidemien vil komme til at påvirke landsmødet, er endnu for tidligt at gisne om. Dansk Fjernvarme afholder dog kun landsmøde, hvis det er sundhedsmæssigt forsvarligt, og vi følger alle myndighedernes retningslinjer. Restriktionerne lettes nærmest dag for dag, og hvad der gælder i dag, kan nå at være ændret mange gange inden landsmødets afholdelse i slutningen af oktober. 

Vi vi naturligvis gøre alt hvad vi kan, for at deltagere, udstillere, indlægsholdere og eget personale trygt kan deltage i landsmødet uden at være bekymrede for smitte.

Ny procedure for booking af stand, træfpunkt og mini-træfpunkt

Det er kun medlemmer af FIF Marketing, der kan udstille. 

Vi har fået et elektronisk bestillingsmodul for udstillere til landsmødet. Med det nye bestillingsmodul skal du som medlem af FIF Marketing vælge jeres stand/træfpunkt på samme måde, som man booker plads i en biografsal.

Alle medlemmer af FIF Marketing har fået tilsendt en mail fra Dansk Fjernvarme (for B- og C-medlemmer dateret den 15. maj og for A- og D-medlemmer dateret den 26. maj) med et link til bestillingsmodulet, hvor man kan trykke på den/de ønskede pladser.

Du kan bestille standpladser via modulet, og se standstørrelse og andre specifikationer, samt pris. Når du har bestilt pladsen, bliver den straks markeret som solgt. Systemet er sat op, så du kan se, hvem der eventuelt allerede har booket standene/træfpunkterne omkring din ønskede plads, således at du kan vælge (eller fravælge) placeringer tæt på samarbejdspartnere/konkurrenter. Det er ligeledes muligt at booke flere stande og træfpunkter i systemet, såfremt du ønsker mere plads.

Hovedparten af jer kender allerede systemet, da det er en udvidelse af TaskCommunicator fra de foregående år, hvor du selv har skullet sende profiltekst og logo ind via TaskCommunicator til landsmøde-app’en.

Linket til bookingsystemet er sendt til kontaktpersonerne hos FIF Marketing. Hvis du ikke ved, hvem vi har stående som jeres kontaktperson, kontakt venligst Connie Sørensen på tlf. 7630 8038.

Nye medlemmer bedes kontakte Connie Sørensen på telefon 7630 8038 for at blive oprettet i bookingsystemet.

Priser på stand/træfpunkt/mini-træfpunkt

OBS: Priserne er inkl. fri kaffe både torsdag og fredag. Der opsættes kaffestationer rundt omkring i Tivoli Hotel & Congress Center, hvor alle udstillere kan hente efter behov. Det er ikke muligt at fravælge fri kaffe.

Område A, Foyer/Forhal

Træfpunkter (1-18 + 19-42)
Pris for træfpunkt: 25.995 kr.

Stande (S21-S37)*
Pris for stand 3 x 3 m: 29.195 kr.
Pris for stand 2 x 3 m: 21.195 kr.
* med mulighed for tilkøb af ekstra stand.

Mini-træfpunkter
Pris for mini-træfpunkt: 10.795 kr.

Område B, Vandsalen/Ballonsalen/Harlekin & Columbine
Træfpunkter (43-62 + 63-72)
Pris for træfpunkt: 21.995 kr.

Stande (S1-S20 + S38-S43)*
Pris for stand 3 x 3 m: 24.195 kr.
* med mulighed for tilkøb af ekstra stand.

(Priserne er ekskl. moms).

Se Udstillerbetingelser, Udstilleroversigt og Exhibition Handbook.

Hvad er en stand/træfpunkt/mini-træfpunkt?


Et træfpunkt består af:

  • Et rundt bord (Ø140 cm) med hvid dug og 6 stole.
  • Et displaysystem med spots og plads til tre plancher (A1 højformat B 59,4 x H 84,1 cm).
  • Adgang til landsmødet for max. 2 personer pr. virksomhed (yderligere deltagere til arrangementet betaler deltagergebyr til medlemspris).
  • Købes der 2 træfpunkter eller deles træfpunktet med en anden virksomhed, er der stadig max. 2 personer inkluderet i prisen.
  • En kort firmaprofil i udstilleroversigten i landsmøde-app’en.

Displaysystemet er til fri brug for plancher med tekst og illustrationer samt naturligvis firmanavn og logo. Plancherne skal opklæbes på 5-10 mm plade, og der vil være velcrobånd at finde på stedet til ophængning af plancherne. På displaysystemet vil der være brochureholdere i A4-format.

Det er ikke tilladt at medbringe roll ups og andre genstande, der ikke kan være på eller under bordet.

Et mini-træfpunkt består af:

  • Et højt cafébord Ø60 cm. Der er mulighed for udlevering af 2 barstole.
  • Profilering af firmanavn på bordstander.
  • Adgang til landsmødet for max 1 person pr. virksomhed (yderligere deltagere til arrangementet betaler deltagergebyr til medlemspris).
  • En kort firmaprofil i udstilleroversigten i landsmøde-app’en.

Der er ikke mulighed for displaysystemer på mini-træfpunkterne. Det er ikke tilladt at medbringe roll ups og andre genstande, der ikke kan være på eller under bordet.

En stand består af:

  • Et defineret m2 areal til fri afbenyttelse.
  • Adgang til landsmødet for max 2 personer pr. virksomhed (yderligere deltagere til arrangementet betaler deltagergebyr til medlemspris).
  • Købes der 2 stande eller deles standen med en anden virksomhed, er der stadig max. 2 personer inkluderet i prisen.
  • En kort firmaprofil i udstilleroversigten i landsmøde-app’en.

På standene er gulvarealet til fri brug for egne medbragte materialer, udstillingssystemer og produkter. De opsatte skillevægge kan anvendes til at montere plancher på med klæbepuder eller kroge (der må ikke bores hul).

Begrænsning:
Det er ikke muligt at bestille mere end 2 træfpunkter pr. virksomhed.
Det er ikke muligt at bestille mere end 1 mini-træfpunkt pr. virksomhed.
Det er ikke muligt at bestille mere end 3 stande pr. virksomhed (9 m).

Hvem kan deltage som udstiller?

Det er kun medlemmer af FIF Marketing, der kan udstille.

Ønsker I at dele et træfpunkt eller en stand med et andet firma, skal FIF Marketing informeres. I så fald er dette firma forpligtet til at tegne/have et medlemskab af FIF Marketing.

Flere nye tiltag i 2020

Dansk Fjernvarme og FIF Marketing har siden sidste års landsmøde været i dialog med en række leverandører for at drøfte, hvordan vi kan udvikle landsmødet og samtidig beholde det høje faglige niveau og den uformelle stemning, som landsmødet er kendt for.

Dialogen har resulteret i et par nye tiltag:

Mulighed for dagsbilletter
Flere udstillere har efterlyst muligheden for at købe en dagsbillet til landsmødet. Det skal sikre, at flere får mulighed for at deltage. Det bliver nu muligt. De mange, der vælger at deltage begge dage, opnår fortsat den mest fordelagtige pris.

Der er følgende muligheder til landsmødet i år:
• Billetpris for begge dage: 2.275 kr. ekskl. moms
• Billetpris for torsdag: 1.575 kr. ekskl. moms
• Billetpris for fredag: 1.075 kr. ekskl. moms

Ingen drikkevarebilletter i 2020
Sidste års forsøg med at flytte udskænkning af alkohol til en række netværkslounges blev modtaget med blandet respons. Dansk Fjernvarme, FIF Marketing og en række udstillere har derfor sammen fundet frem til ny løsning for landsmødet 2020. 

Det vil fortsat ikke være muligt at servere alkohol i udstillingsområdet.

Derimod vil man kunne netværke og nyde en øl eller et glas vin i de uformelle rammer i kongrescenterets lounge. Betalingen herfor sker direkte til kongrescenteret. Der kan betales kontant eller med kreditkort.

Dansk Fjernvarme og FIF Markering håber, at både udstillere og deltagere vil tage godt imod det nye tiltag og respektere, at drikkevarerne ikke må indtages i udstillingsområdet.

Som en konsekvens af det nye tiltag, vil der ikke være drikkevarebilletter i år.

Øvrig forplejning så som vand, sodavand m.m. sker som vanligt gennem konferencestedet. Åbning for bestilling af forplejning sker efter sommerferien.

FAQ

Annoncering i Fjernvarmens landsmødenummer

Fortæl dine kunder, at I udstiller på landsmødet via en annonce i Fjernvarmens landsmødenummer (nr. 6), der udkommer den 13. oktober.

Der er normalt rift om disse annoncer, så book i god tid via annoncer@danskfjernvarme.dk – eller ring til Isa Kjerkegaard på tlf. 4050 0971.

Se priser, størrelser m.v. her.

Hotel og tilmelding

Du kan bestille hotel og tilmelde alle deltagere til landsmødet via Dansk Fjernvarmes hjemmeside fra tirsdag den 18. august 2020 kl. 10.00. Du er ikke automatisk tilmeldt, selv om du har booket udstillingssted.

Dansk Fjernvarme fratrækker udstillerrabatten, inden faktura for deltagelse udsendes.

Internet m.v.

Der er trådløst internet i Tivoli Hotel & Congress Center.

Parkering

Det koster 25-35 kr. pr. time at parkere i parkeringshuset ved Tivoli Hotel & Congress Center. Pris pr. dag (ved mere end 6 timer) er 175 kr. Der skal betales via opstillede automater og nummerplade indtastes. Parkeringsbilletten bliver ikke refunderet. Det kan ikke garanteres, at der er plads til alle – og det er ikke muligt at bestille parkeringsplads.

Landsmøde-app

I år benyttes den samme app som de foregående år. I app’en vil I kunne finde alle informationer om landsmødet, såsom program og deltagerliste. I app’en er der også en udstilleroversigt, hvor hver udstiller præsenteres med en tekst og logo.

I modtager et login i begyndelsen af september til app´en, hvor I senest 1. oktober skal skrive jeres profiltekst og uploade jeres logo. Jeres firmanavn, stand- eller træfpunktnummer og hjemmesideadresse vil allerede stå der.

For jer som udstillede sidste år, vil den profiltekst, I brugte sidste år, være overført, og I kan således rette i teksten eller godkende den.

Åbningstider

Udstillingen åbner torsdag den 29. oktober kl. 10.00 og lukker kl. 17.15.

Fredag den 30. oktober åbner udstillingen og landsmødet kl. 9.00 og lukker kl. 13.00.

Udstillere forpligter sig til at holde sin stand/træfpunkt bemandet frem til fredag kl. 13.00.

Stande/træfpunkter

A1 poster til displaysystem
Ønsker du hjælp til udarbejdelse af posters til dit træfpunkt af professionelle folk, så send logo, udkast til tekst og grafik til FIF Marketing, Connie Sørensen på cs@fif-marketing.dk / tlf. 7630 8038. Du modtager naturligvis korrektur inden tryk. Opgaven løses efter betaling pr. timeforbrug.

Alternativt kan du fremsende færdigt materiale til cs@fif-marketing.dk som pdf-fil. Så sørger FIF Marketing for, at dine posters er ophængt, når du ankommer. Pris for tryk af tre posters er 2.600 kr.

Bestilling af posters skal ske senest den 1. oktober 2020.

Eksterne standbyggere
Hvis du har en ekstern standbygger til at opbygge din stand, bedes firmanavn på denne venligst oplyst til FIF Marketing, Connie Sørensen på tlf. 7630 8038 eller cs@fif-marketing.dk eller til Peter Vedel Jakobsen hos NIM Brandboard på pvj@nim-brandboard.dk.

Eksterne standbyggere skal være færdige med opsætning senest kl. 24.00 onsdag den 28. oktober.

Levering af udstillingsmateriale til landsmødet
Det er ikke muligt at sende udstillingsmateriale til Tivoli Hotel & Congress Center. Alt standmateriale, der bliver sendt før udstillingen, skal håndteres af DB Schenker. Materialet skal være hos DB Schenker senest 2 dage før landsmødet. For mere information bedes I kontakte DB Schenker Fairs & Exhibitions på fairs.denmark@dbschenker.com, tlf. 3686 9500 eller www.dbschenker.com.

Benytter I et andet transportfirma, skal I selv være til stede ved aflevering.

Møbler og evt. hjælp til færdig stand
Du har mulighed for at bestille møblering til din stand eller bede om et grafisk oplæg og tilbud på færdig stand. Kontakt venligst FIF Marketing, Connie Sørensen på tlf. 7630 8038 eller cs@fif-marketing.dk.

Dette skal gøres senest den 13. september 2020.

PC-skærm til træfpunkt
Du har mulighed for at bestille en PC-skærm integreret i displaysystemet til træfpunkter, hvis du ønsker dette. Kontakt FIF Marketing, Connie Sørensen på tlf. 7630 8038 eller cs@fif-marketing.dk.

Bestilling skal ske senest den 13. september 2020.

Standvægge
Hvis du har booket en stand og selv medbringer egne standvægge, skal de ”almindelige” standvægge afbestilles hos FIF Marketing, Connie Sørensen på tlf. 7630 8038 eller cs@fif-marketing.dk.

Afbestilling skal ske senest den 13. september 2020.

Tidspunkt for opstilling af stande
Standbyggere kan få adgang til Tivoli Hotel & Congress Center fra onsdag eftermiddag indtil kl. 24.00. Det forventes, at alle standvægge og gulvtæpper er klar ca. kl. 17.00. Men vi anbefaler, at du kontakter Peter Vedel Jakobsen hos NIM Brandboard på tlf. 6611 0525 for at høre, hvornår din stand forventes færdigopstillet.

Træfpunkter og mini-træfpunkter er færdigopstillet torsdag morgen kl. 7.00.

Tidspunkt for nedtagning af stande
Stande skal nedtages efter landsmødets afslutning fredag eftermiddag den 30. oktober senest kl. 18.00.

Du bedes selv sørge for at tage dit materiale og plancher med hjem, ellers vil det blive smidt ud. Har du fået udfærdiget ekstra udsmykning gennem FIF Marketing – banner, topring eller andet – tager FIF Marketing gerne materialet med hjem og opbevarer det til næste landsmøde. Du skal blot huske at aftale det inden med FIF Marketing, Connie Sørensen på tlf. 7630 8038 eller cs@fif-marketing.dk.

Forplejning – udstillere

Bestilling af forplejning sker gennem Tivoli Hotel & Congress Center. Åbning for bestilling sker på den anden side af sommerferien, hvor siden her vil blive opdateret med et link.

Bestilling af frokost/lunchbokse
Bestilling af frokost/lunchbokse kan foretages samtidig med tilmelding til landsmødet fra 18. august 2020 på Dansk Fjernvarmes hjemmeside.

Der vil som altid være udvidet åbningstider for frokost for udstillerne. Mere info om, hvilke lokaler, der har udvidet åbningstid, vil komme her på siden tættere på landsmødet.

Regler om udskænkning/servering
Vi gør opmærksom på, at Tivoli Hotel & Congress Center har eneret på levering af spise- og drikkevarer, der udleveres fra stande og træfpunkter. Udlevering af små smagsprøver (inklusive reklamegaver og logoartikler) må finde sted.

Medbringer I f.eks. vandflasker med logo, skal der laves en udskænkningsaftale med Tivoli Hotel & Congress Center. Ønskes udlevering af særlige spise- og drikkevarer, kan dette kun finde sted efter nærmere aftale med Tivoli Hotel & Congress Center. Står varen ikke på bestillingslisten, kan restaurationen som regel indkøbe den ønskede vare.

Er der spørgsmål hertil, kontakt venligst enten Connie Sørensen på tlf. 7630 8038 eller Helle Engholm på tlf. 7630 8004.