03. sep 2021 Paragraffen

Ny vejledning om digitale underskrifter

Erhvervsstyrelsen har den 9. juli 2021 udgivet en ny vejledning om brugen af digitale underskrifter på selskabsretslige dokumenter.

Selskabsloven bestemmer, at visse dokumenter skal underskrives for at opnå retsvirkning. Det kan gøres både med fysisk eller digital underskrift. I den forbindelse er Erhvervsstyrelsen nu kommet med en vejledning for brugen af digitale underskrifter på selskabsretslige dokumenter.

Ifølge Erhvervsstyrelsen gælder vejledningen for selskaber, der er omfattet af Selskabsloven og for selskaber omfattet af lov om vise erhvervsdrivende virksomheder.

EIDAs-forordningen beskriver de tekniske krav, der er for, at den digitale underskrift har samme virkning som den fysiske. Det skal være kvalificerede elektroniske signaturer.

Det kan være:

  • Løsninger med NemID validering. Det kunne være Penneo, Visma eller Esignatur.
  • eIDAS trusted list (indsæt link) https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/ Dette er EU-kommissionens liste over kvalificerede signaturer.
  • Underskrift i hånden via elektronisk enhed, såsom iPad.

Disse underskrifter vil blive godkendt af Erhvervsstyrelsen. Andre typer vil kunne blive afvist efter konkret vurdering fra Erhvervsstyrelsens side af. Her lægges der vægt på:

  • Om signaturen er entydigt knyttet til underskriveren
  • Om signaturen kan identificere underskriveren
  • Om sikkerheden i underskriftsløsningen er tilstrækkelig

Underskriftstidspunktet
Selskabsretlige dokumenter skal være daterede. Dette skal også angives ved digitale underskrifter. og de fleste underskriftsværktøjer gør det allerede.

Ved digitale underskrifter skal der også skabes et certifikat, som skal medfølge. Det skal indeholde datering for underskriften af de enkelte underskrivere. Dette skal hænge sammen med oplysninger på dokumentet.

Underskriftstidspunktet regnes som værende, hvor dokument er underskrevet og ingen anden dato er påført dokumentet. Ligeledes er tidspunktet først gældende, når sidste person har underskrevet.

Dermed er det ikke acceptabelt ifølge Erhvervsstyrelsen at indhente underskrifter på forhånd til opbevaring og senere brug.

Opbevaring
Selskabsretlige dokumenter skal opbevares på betryggende vis i fem år fra udgangen af det regnskabsår som dokumentet vedrører. Dermed skal de beskyttes mod ødelæggelse eller bortskaffelse.

Derudover skal de kunne fremskaffes og fremvises uden problemer, hvis der bliver stillet krav om indsigt. Dette gælder om de er opbevaret fysisk eller i elektronisk form.

Det skal bemærkes, at denne vejledning som udgangspunkt alene dækker for selskaber reguleret af selskabsloven. Dansk Fjernvarme har dog efterspurgt, hvad der gør sig gældende for AMBA´erne, altså de selskaber som er reguleret af Lov om visse erhvervsdrivende virksomheder og har modtaget svar tilbage, at vejledningen også gør sig gældende for disse virksomheder. Derfor vil der ikke blive udarbejdet en særskilt vejledning derfor.   

Læs hele vejledningen her: https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-digitale-underskrifter-0